MBS by BERD – Modular Bridge Solutions, a seguir identificada apenas por BERD, está empenhada em proteger a privacidade de todos os titulares dos dados pessoais tratados no âmbito da sua atividade, doravante simplesmente designados por titulares dos dados, tendo, para o efeito, preparado a presente informação.
Com vista a assegurar o seu compromisso pela privacidade dos titulares dos dados, a BERD adotou as melhores práticas de segurança e de proteção dos dados pessoais, nos termos melhor descritos infra.
Neste sentido, e por forma a garantir que todos os dados pessoais são tratados e protegidos de acordo com o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) – Regulamento (UE) 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, pedimos-lhe, por favor, que leia com atenção a informação que se segue, que corresponde à nossa nova política de privacidade e de proteção de dados e pretende esclarecer as regras observadas pela BERD quanto ao envio das suas comunicações, bem como os direitos conferidos pelo RGPD aos titulares dos dados.
A visita ao site da BERD, por si só, não implica o registo, de forma automática, de qualquer dado pessoal que identifique o utilizador; no entanto, a utilização de determinados conteúdos ou serviços poderá implicar a disponibilização voluntária pelos utilizadores de dados pessoais.
Quando solicitado o fornecimento dos dados ou resposta às questões, o fornecimento dos dados ou resposta às questões tem carácter facultativo, mas o não fornecimento dos dados ou a ausência de resposta tem como consequência a impossibilidade de submissão do processamento do pedido do utilizador.
Atividades de Tratamento:
- Criação e Manutenção de Base de Dados de Contactos
- Relações Públicas
- Recursos Humanos
- Administração de clientes e fornecedores
1. Dados Pessoais
Os dados pessoais correspondem a qualquer informação, relativamente a uma pessoa singular identificada ou identificável, de qualquer natureza e independentemente do tipo de suporte.
Considera-se identificável a pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, designadamente por referência a um identificador (v.g. um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social de tal pessoa singular).
Em função da finalidade de recolha de dados, tal como as explicitadas neste documento, poderá ser reunida a seguinte informação pessoal:
- Criação e Manutenção de Base de Dados de Contactos:
- Nome completo;
- Contacto telefónico;
- Endereço de e-mail;
- Morada;
- Empresa/Cargo.
- Relações Públicas:
- Nome completo;
- Contacto telefónico;
- Endereço de e-mail;
- Empresa/Cargo.
- Recursos Humanos
- Nome completo;
- Data de Nascimento;
- Nacionalidade
- Número de Contribuinte (NIF);
- Número de identificação civil (Bilhete de Identidade, Cartão de Cidadão, Passaporte);
- Fotografia;
- Currículo (antecedentes educacionais e profissionais);
- Contacto telefónico;
- Endereço de e-mail;
- Morada;
- Dados financeiros;
- Dados bancários (Número de Identificação Bancária/IBAN).
- Estado Civil;
- Categoria Profissional;
- Nº segurança social (NISS);
- Composição do Agregado Familiar;
- Filiação Sindical;
- Carta de Condução.
- Administração de clientes e fornecedores
- Nome completo;
- Número de Contribuinte (NIF);
- Nacionalidade;
- Categoria Profissional;
- Contacto telefónico;
- Endereço de e-mail;
- Morada;
- Dados financeiros;
- Dados bancários (Número de Identificação Bancária/IBAN).
2. Responsável pelo Tratamento de Dados Pessoais
A BERD – Projecto, Investigação e Engenharia de Pontes, S.A., com sede no Edifício Olympus I – Av. D. Afonso Henriques, 1462, 2º, 4450-013 Matosinhos, pessoa coletiva n.º 507455509, é a entidade responsável pela recolha e tratamento dos dados pessoais para as finalidades indicadas.
Para a obtenção de qualquer esclarecimento em questões relacionadas com a proteção de dados poderá entrar em contacto connosco, através do e-mail: [email protected].
3. Finalidades do Tratamento de Dados Pessoais e Fundamento Jurídico para o Tratamento
A recolha e tratamento dos dados pessoais no âmbito das supra referidas atividades destinam-se à:
- Criação e Manutenção de Base de Dados de Contactos:
Estabelecer e atualizar uma base de dados de contactos (clientes, potenciais clientes, parceiros comerciais, entre outros) – Interesse legítimo prosseguido pelo Responsável pelo Tratamento – Artigo 6º, nº 1, f) do RGPD.
Tratamento relacionado com a manutenção de contactos das diversas entidades com quem a BERD se relaciona, nomeadamente clientes, potenciais clientes, parceiros comerciais, entre outros.
O tratamento inclui entre outras atividades:
- Gestão de leads e oportunidades;
- Gestão de clientes;
- Prospeção de mercado;
- Resposta a solicitações.
- Relações Públicas:
Relações Públicas – gerar recetividade e conquistar confiança de clientes e potenciais clientes em relações comerciais. Relações Institucionais, organização de congressos, prémios de engenharia, etc. – Consentimento do titular dos dados – Artigo 6º, n.º 1, a) do RGPD.
Tratamento relacionado com o envio de comunicações a clientes e potenciais clientes, com o intuito de fomentar a atividade da BERD, bem como promover a sua imagem.
O tratamento inclui, entre outras, atividades:
- Envio de Newsletters;
- Comunicação de Eventos institucionais e outras informações relacionadas com os mesmos;
- Comunicação para fins de divulgação ou promocionais
- Recursos Humanos
Gestão de Recursos Humanos, Processamento Salarial e prossecução de outras obrigações legais ou contratuais relacionadas com matéria laboral. – Cumprimento de obrigação contratual ou diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados – Artigo 6º, n.º 1, b) do RGPD. Cumprimento de obrigação legal – Artigo 6º, nº 1, c) do RGPD.
Tratamento relacionado com a gestão de recursos humanos, processamento salarial e prossecução de outras obrigações legais ou contratuais relacionadas com matéria laboral.
O tratamento inclui entre outras atividades:
- Processamento de remunerações;
- Gestão de férias, feriados e faltas;
- Gestão Organizacional;
- Avaliação de desempenho;
- Comunicações internas;
- Gestão de eventos internos;
- Gestão da medicina no trabalho;
- Seguros (saúde, acidentes de trabalho, viagem, PPR);
- Organização de deslocações;
- Cumprimento de obrigações legais (Retenções Segurança Social / IRS; Seguros de acidentes de trabalho);
- Elaboração de Propostas;
- Candidaturas a apoios/Subsidios;
- Acesso a obra;
- Gestão de informação de Antecedentes educacionais e laborais (CV’s);
- Formação.
- Administração de clientes e fornecedores
Administração de relações com clientes e fornecedores – Cumprimento de obrigação contratual ou diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados – Artigo 6º, n.º 1, b) do RGPD. Cumprimento de obrigação legal – Artigo 6º, nº 1, c) e f) do RGPD.
Tratamento relacionado com a administração da relação com clientes e fornecedores.
O tratamento inclui entre outras atividades:
- Pagamentos;
- Gestão de leads e oportunidades
- Gestão de clientes
– Contactos clientes (incluindo compradores/gestores de projecto)
– Histórico do cliente (condições acordadas)
- Gestão de encomendas e fornecimentos/faturação (Vendas)
- Gestão de reclamações
- Gestão do serviço de Assistência garantido (Garantias contratualizadas relativas aos equipamentos vendidos; obrigações contratualmente acordadas e Auditorias);
Em face do exposto, a BERD esclarece que não solicita, nem estimula, em local ou de forma alguma, a remissão e envio de dados pessoais referentes a convicções filosóficas ou políticas, filiação partidária ou sindical, fé religiosa, vida privada e origem racial ou étnica, bem como o tratamento de dados relativos à saúde e à vida sexual, incluindo os dados genéticos. Assim, no caso de virem a ser transmitidos à BERD dados pessoais desta natureza, a Associação não poderá ser, em caso algum, responsabilizada pelo seu tratamento, tal como decorre da política que se vem descrevendo.
4. Conservação dos Dados Pessoais
O período de tempo durante o qual os dados pessoais são armazenados e conservados variará em conformidade com as Finalidades acima referidas.
- Criação e Manutenção de Base de Dados de Contactos:
Não definido, em virtude de o tratamento estar relacionado com interesse legítimo da BERD.
- Relações Públicas:
Enquanto não for retirado o consentimento pelos titulares dos dados.
- Recursos Humanos
Pelo prazo de 10 anos, contados desde a cessação do vínculo contratual, sem prejuízo de poderem ser praticados prazos mais alargados sempre que a situação justifique (desde que proporcionalmente a tal situação), nomeadamente para salvaguarda dos direitos da BERD.
- Administração de clientes e fornecedores
Pelo prazo de 20 anos, contados desde a cessação do vínculo contratual, sem prejuízo de poderem ser praticados prazos mais alargados sempre que a situação justifique (desde que proporcionalmente a tal situação), nomeadamente para salvaguarda dos direitos da BERD.
5. Direito de acesso, retificação, limitação do tratamento e direito de portabilidade dos Dados Pessoais; Direito ao Esquecimento
Assegura-se ao titular dos dados, a qualquer momento, o direito de acesso aos seus dados pessoais, bem como a respetiva retificação, portabilidade, limitação e/ou oposição ao tratamento. Neste sentido, poderá exercer qualquer destes direitos dirigindo-se, por escrito, à BERD, através da morada da sede ou através do seguinte endereço de correio eletrónico: [email protected].
Adicionalmente, o titular dos dados poderá sempre apresentar as reclamações que julgar adequadas junto da autoridade competente para o efeito.
O titular dos dados pessoais tem o direito de obter, do responsável pelo seu tratamento, a eliminação dos seus dados pessoais que, por sua vez, terá a obrigação de os eliminar, sempre que seja aplicável um dos seguintes motivos: (i) os dados deixaram de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento; (ii) o titular retira o consentimento, quando este seja a base legal que legitime o respetivo tratamento, ou (iii) o titular se opõe ao tratamento e não existem interesses legítimos prevalecentes que justifiquem a sua manutenção.
6. Segurança no Tratamento de Dados Pessoais
Os dados pessoais serão processados e armazenados informaticamente e em suporte de papel.
A BERD assume o compromisso de garantir a segurança e proteção dos dados pessoais que lhe forem disponibilizados, tendo adotado as medidas adequadas necessárias para o efeito, nomeadamente:
Medidas de segurança física:
O acesso físico à operação de tratamento só é permitido aos colaboradores autorizados da BERD.
As instalações encontram-se seguras por sistema de videovigilância, serviços de segurança (empresa de segurança), acesso condicionado por portas com tranca automática.
Medidas de segurança informática:
- O acesso ao sistema obriga a uma autenticação por via de password;
- A password é nominativa;
- Existe uma cópia segura de dados (servidores seguros);
- O sistema possui proteção contra acessos indevidos aos dados pessoais;
- O sistema tem a capacidade de registar as atividades executadas e quem as executa (rastreio);
- O sistema tem proteção contra vírus e Malware, sendo utilizados sistematicamente;
- Os sistemas operativos não estão obsoletos e são atualizados de uma forma quási sistemática, de forma a não conterem vulnerabilidades conhecidas / publicadas;
- Utilização de Firewall;
- Protocolos seguro de transmissão de dados por terceiros (https);
- Cifragem de informação em equipamentos móveis;
- Eliminação segura de equipamentos;
- Perfis de acordo com as tipologias funcionais;
- Utilização de VPN para acessos remotos à infraestrutura interna;
- Existência de backups com periodicidade.
Medidas Organizativas:
- O tratamento de dados pessoais é feito exclusivamente no contexto das finalidades acordadas.
Caso, por algum motivo, se verifique uma violação da segurança que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso, não autorizados aos dados pessoais, a BERD compromete-se, nos termos da legislação aplicável, a comunicar tal ocorrência às autoridades competentes, sem demora justificada e, sempre que possível, até 72 horas após ter tido conhecimento de tal ocorrência.
Adicionalmente, e nos termos referidos no parágrafo imediatamente anterior, a BERD compromete-se a comunicar a violação dos dados pessoais ao respetivo titular dos seus dados, em conformidade com a legislação aplicável.
Nos casos de utilização do site da BERD, é da responsabilidade do utilizador garantir e assegurar que o equipamento informático que está a utilizar se encontra adequadamente protegido, por exemplo, contra softwares nocivos e vírus informáticos.
Acresce que, sempre que a recolha de dados for realizada em redes abertas como a internet, os dados poderão circular sem condições de segurança, existindo o risco de serem vistos e utilizados por terceiros não autorizados.
Se aplicável, o utilizador está impedido de facultar a terceiros a password e demais eventuais dados que lhe permitem o acesso à sua conta no SITE.
7. Comunicação dos Dados Pessoais a Entidades Terceiras
No âmbito da sua atividade, a BERD poderá recorrer a terceiros para a prestação de determinados serviços (localizados dentro ou fora da União Europeia), o que poderá implicar, em algumas situações, o acesso, por tais entidades, aos dados pessoais do titular dos dados.
Num tal cenário, a BERD compromete-se a tomar as medidas necessárias e adequadas, por forma a assegurar que as entidades que tenham acesso a tais dados pessoais, sejam reputadas e ofereçam elevadas garantias a este nível, o que ficará devidamente consagrado e acautelado em contrato a celebrar, por escrito, entre a BERD e a(s) terceira(s) entidade(s).
Com efeito, qualquer entidade subcontratada pela BERD tratará os dados pessoais do titular dos dados, em seu nome e por sua conta, no compromisso de adotar as medidas técnicas e organizacionais necessárias por forma a proteger os dados pessoais contra a destruição, acidental ou ilícita, a perda acidental, a alteração, a difusão ou o acesso não autorizado e contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
Em qualquer dos casos, a BERD permanece responsável pelo tratamento dos dados pessoais.
Sempre que necessário, e no âmbito da contratação de terceiros pela BERD, os dados pessoais poderão ser transferidos para fora da União Europeia, nos termos e condições permitidos pela legislação aplicável.
8. Alterações
A BERD reserva-se ao direito de a qualquer altura, proceder a reajustamentos ou alterações à presente política.
A versão ora comunicada é a que se encontra atualmente em vigor.
20 de Fevereiro de 2019
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